L’organigramma è uno strumento ancora sottovalutato. In questo articolo andiamo a scoprirne le potenzialità e vediamo come utilizzare l’organigramma alberghiero per migliorare le gestione d’impresa.
Come utilizzare l’organigramma alberghiero per una gestione di successo
Per sfruttare appieno i benefici dell’organigramma, i manager e i direttori di una struttura ricettiva devono prendere atto che:
- l’organigramma alberghiero non è una semplice rappresentazione grafica del potere;
- non è un documento statico. Certo, rappresenta la situazione aziendale in un dato momento, ma per funzionare deve essere flessibile.
Inoltre, l’impresa alberghiera è in continua evoluzione e occorre tenere conto delle dinamiche che si instaurano tra vari reparti. Solo avendo una visione d’insieme ben definita è possibile far funzionare l’ingranaggio aziendale.
Vediamo ora gli usi pratici dell’organigramma alberghiero e come utilizzare questo strumento per gestire un hotel di successo.
Definizione di una strategia d’impresa
La cosa migliore sarebbe stabilire un modello di business prima di lanciarsi sul mercato. Tuttavia, a volte per inesperienza o per la fretta di iniziare un nuovo progetto, questo punto spesso viene trascurato e si finisce per rimediare ad attività già avviata.
In questo caso avere un organigramma ben definito dell’hotel è un punto a favore. Ma cos’è esattamente una strategia di impresa?
Volendo dare una definizione più semplice possibile, definire una strategia di impresa significa capire chi siete e dove volete arrivare con il vostro hotel.
Quindi entrano in gioco concetti chiave molto importanti come:
- missione aziendale;
- valori dell’hotel;
- target di riferimento;
- studio del mercato;
- risorse umane a disposizione.
Definire una strategia di impresa richiede un’analisi complessa e l’organigramma alberghiero aiuta a comprendere:
- quali risorse utilizzare -ad esempio, chi riesce a trasmettere al meglio i valori aziendali tra il personale d’accoglienza?-
- dove utilizzare le risorse -c’è carenza di personale in qualche reparto?-
Facciamo un esempio concreto. Se offrite un servizio di baby-sitting e lo scopo è di trasmettere sicurezza alle famiglie che vi affidano i loro piccoli durante il soggiorno, avete personale sufficiente e qualificato a farlo? Per saperlo, basterà controllare l’organigramma, incrociando i dati con le qualifiche dei dipendenti e i turni di lavoro, facendo riferimento al volume delle prenotazioni. Se la risposta è no, partite proprio dall’organigramma alberghiero per colmare questa lacuna.
Studio dei processi produttivi
Dopo aver definito la strategia d’impresa dell’hotel, il passo successivo è studiare bene i processi produttivi.
Detto in parole più semplici, significa raggiungere gli obiettivi prefissati nella strategia d’impresa.
Facciamo un esempio. Avete un piccolo hotel in montagna e volete differenziarvi offrendo servizi di qualità nel settore benessere? Il primo passo è individuare tutte le azioni da mettere in pratica per arrivare a questo risultato. Quindi:
- valutare la presenza di infrastrutture interne all’hotel come la sauna e la palestra;
- pensare all’acquisto di attrezzature adeguate;
- assumere personale qualificato;
- creare dei pacchetti ad hoc personalizzati per gli ospiti. Per esempio si potrebbe pensare a escursioni guidate in montagna che comprendano nel prezzo un massaggio rilassante o qualche lezione di yoga all’aperto.
In questo caso, studiando attentamente l’organigramma, dovete porvi alcune domande:
- serve personale extra?
- si possono coinvolgere le risorse già presenti?
- come suddividere le nuove mansioni?
Divisione chiara delle responsabilità
Il punto precedente ci conduce all’importanza di avere una chiara visione d’insieme delle mansioni di ogni reparto.
Qui l’organigramma alberghiero è fondamentale perché, se strutturato per bene, permette a tutti di capire chi fa cosa, evitando disservizi e procedure troppo complesse.
Facciamo un esempio restando sempre nel settore benessere. Se avete una piccola struttura ricettiva, non vi servono 10 personal trainer e 2 segretarie. Vi basteranno 2 istruttori fissi e 2 a chiamata. Inoltre, la reception potrebbe occuparsi anche di gestire gli appuntamenti dei personal trainer. Come? Basta aggiungere una colonna al tableau delle prenotazioni, dove si indica l’attività riservata dall’ospite, il giorno e l’ora della lezione e il prezzo concordato. Passando queste informazioni agli istruttori:
- non serve una segretaria in più;
- la comunicazione è più veloce;
- ottimizzate le risorse già presenti in hotel.
Controllo sull’andamento dei reparti
Tra gli usi più frequenti dell’organigramma alberghiero, troviamo il controllo dei risultati in ogni reparto dell’azienda.
Per un raffronto approfondito, basta avere sotto mano l’elenco delle entrate e delle uscite annuali -ma io suggerisco di studiare la situazione mensilmente- e leggerlo sulla base dell’organigramma.
Tradotto in termini pratici, significa chiedere al capo reparto di ogni settore un elenco dettagliato dei costi sostenuti e analizzare i numeri sulla base degli obiettivi da raggiungere. Questo ci porta al prossimo punto.
Ricerca del valore costo-beneficio
Ovvero, quanto siete disposti a spendere per ottenere un risultato. Alla luce di questo, dovete porvi la domanda: “Ne vale la pena?”
Torniamo all’esempio del piccolo hotel in montagna che vuole investire nel settore benessere.
Una strada può essere quella di ampliare l’offerta, ma ha davvero senso offrire 10 trattamenti diversi? La risposta è no, perché non siete una grande struttura. Considerate il volume delle prenotazioni. Quante possibilità ci sono che gli ospiti usufruiscano di tutti i servizi del centro benessere? In questi casi, diciamo fino a 15 camere, è meglio concentrarsi su qualcosa di più specifico. Vediamo come.
La soluzione è puntare sulla qualità. Proponete 3 massaggi differenti: rilassante, al cioccolato e con le pietre riscaldate. Assumete un paio di veri professionisti senza riempire il centro massaggi di personale che resterebbe inutilizzato per la maggior parte del tempo. Offrite meno ma meglio. Specializzatevi.
Riduzione degli sprechi
Utilizzare l’organigramma alberghiero nella gestione del vostro hotel vi permetterà di ridurre gli sprechi.
Se il vostro ristorante conta 20 coperti, è davvero necessario assumere il quarto cameriere?
Analizzate periodicamente il prospetto delle entrate e delle uscite, stabilendo, di volta in volta, come ottimizzare le risorse presenti e applicare tagli nei reparti meno efficienti. Attenzione, non sto dicendo di licenziare: un buon imprenditore ha a cuore i dipendenti e non cede alla via più facile, piuttosto trova soluzioni alternative. Sto parlando di redistribuzione. Se, per esempio, avete troppi camerieri di sala, usatene qualcuno per un servizio in camera veloce e professionale, sarà sicuramente apprezzatissimo dagli ospiti.
Individuare le figure mancanti
Il passo successivo per un’ottima gestione alberghiera è studiare l’organigramma individuando le figure mancanti in ogni reparto.
Come?
- Analizzando l’andamento dei reparti e verificare ritardi e disservizi;
- ascoltando il personale e valutare perché lamenta un sovraccarico di lavoro.
A volte, più che le figure mancanti, il problema è la mancanza di comunicazione tra i reparti. In questo caso, potete assumere un manager per gestire questo aspetto fondamentale al successo del vostro hotel oppure delegare una persona per ogni reparto responsabile di controllare i processi comunicativi interni.
Formazione mirata
Arriviamo al concetto di formazione mirata. Analizzando l’organigramma è possibile capire dove e come formare il personale del vostro hotel -secondo me è molto utile confrontare l’andamento dei singoli reparti e ascoltare i feedback degli ospiti-.
Il personale deve essere aggiornato costantemente, ma non basta un corso di mezza giornata, dove si dicono le stesse cose trite e ritrite per tutti.
Scegliete una formazione mirata in base alle esigenze specifiche, considerandola come un investimento per l’hotel.
Cercate di farlo sempre, anche quando può essere difficile perché gli incassi scarseggiano. Tenete sempre a mente che:
- l’hotel è il vostro, quindi il dipendente non deve essere costretto a frequentare il corso dopo l’orario di lavoro.
- Per lo stesso motivo, non obbligate nessun collaboratore a frequentare il corso nell’unico giorno di riposo.
- Il dipendente frequenta il corso per contribuire al successo del vostro albergo, non per motivi personali. Quindi pagate sempre i collaboratori anche se non sono presenti sul posto di lavoro, perché stanno comunque lavorando per voi.
Solo in questo modo la formazione mirata ha un senso, altrimenti avrete come risultato tanti soldi spesi inutilmente e dipendenti stressati.
Sviluppo di una buona comunicazione
Torniamo un attimo indietro. Per gestire un hotel di successo, è essenziale creare un modello di impresa. Una volta che avete stabilito gli obiettivi da raggiungere, è importante saperli raccontare a tutti i collaboratori.
Qui l’organigramma è fondamentale perché le informazioni vanno comunicate per tempo alle persone giuste, senza processi complicati. La chiave è una comunicazione snella e veloce.
Si comincia dai responsabili di reparto che avranno poi il compito di trasmettere gli obiettivi a tutti i dipendenti. In un articolo successivo andremo ad approfondire come creare una campagna di comunicazione efficace.
Trasmettere una cultura organizzativa
Anche qui il discorso è abbastanza complesso ma per ora cerchiamo di semplificare e vediamo cosa si intende con cultura organizzativa.
Senza troppi giri di parole, possiamo dire che la cultura organizzativa è l’insieme dei valori e delle strategie da adottare per una gestione alberghiera di successo. Tutti i dipendenti di ogni livello gerarchico devono avere ben presente la politica dell’hotel.
Lavorare su questo punto utilizzando l’organigramma alberghiero significa:
- trasmettere a tutti le informazioni;
- differenziarle nei vari reparti, attuando un piano di comunicazione specifico per ciascuno.
Come abbiamo visto, l’organigramma, se ben utilizzato, si rivela uno strumento strategico per un’ottima gestione aziendale. Qui vediamo quali tipi di organigramma esistono e quale scegliere per una piccola struttura ricettiva: Come scegliere l’organigramma alberghiero per un piccolo hotel
