L’organigramma è uno strumento di pianificazione importantissimo per qualsiasi azienda. Oggi vediamo come scegliere l’organigramma alberghiero per un piccolo hotel.
Tipi di organigramma alberghiero
Di solito si tende a pensare all’organigramma come a un documento riservato alle grandi aziende. In realtà, se ben strutturato, è un ottimo strumento di gestione anche per gli hotel di piccole dimensioni, in quanto aiuta a focalizzare le mansioni e i processi produttivi aziendali.
Nei paragrafi seguenti analizzeremo i vari tipi di organigramma, soffermandoci sui pro e i contro dei vari modelli. Andremo poi a vedere quale si adatta meglio a una struttura ricettiva di piccole dimensioni e come si può realizzare.
Ho preparato uno schema per ogni modello seguendo sempre lo stesso stile grafico; l’unico elemento che ho scelto di modificare leggermente è il colore che indica la differenza tra una gestione accentrativa e una più collaborativa con gli altri settori dell’azienda.
Organigramma funzionale
L’organigramma di tipo funzionale è il più diffuso in assoluto, almeno nelle piccole-medie strutture ricettive italiane. L’organizzazione interna prevede una suddivisione gerarchica, come possiamo vedere nel modello.
Come sempre, il mio è solo un esempio generale in quanto un hotel può avere una suddivisione diversa anche in base al tipo di ospitalità e di servizi che offre.
A livello indicativo, l’organigramma funzionale di un piccolo hotel può avere un direttore generale, che solitamente è anche il proprietario della struttura. Sotto la direzione generale si può trovare un responsabile per ogni settore. Dato che parliamo di strutture ricettive di piccole dimensioni, mi sono concentrata sui servizi essenziali. Quindi ho ipotizzato di avere un responsabile per il servizio accoglienza, uno per il reparto pulizie -che solitamente è la governante ai piani- e uno per il servizio di ristorazione.
Seguendo questo modello, il receptionist, le cameriere ai piani ed eventuali cuochi, baristi e camerieri fanno riferimento al loro capo settore, il quale ha il compito di:
- indirizzare il lavoro dei propri dipendenti;
- monitorare i risultati del reparto;
- riferire eventuali criticità alla direzione.
Vediamo i vantaggi di un organigramma funzionale:
- alta specializzazione dei ruoli;
- comunicazione veloce;
- processi decisionali semplici.
Gli svantaggi di questo modello possono essere:
- monotonia delle mansioni;
- rischio di percepire i vari reparti come aziende indipendenti.
Organigramma alberghiero divisionale
Vediamo subito il modello di riferimento.
Nell’organigramma divisionale, i rami dell’azienda si dividono per prodotti. Applicare questo tipo di gestione al mondo alberghiero significa scegliere una suddivisione per servizi.
Ogni ramo, inoltre, segue un’impostazione gerarchica, con a capo un manager di reparto.
Analizziamo brevemente le varie divisioni.
- Per quanto riguarda la Reception, con acquisto di materie prime si intendono prodotti di cartoleria, blocchetti di fatture e ricevute fiscali, timbri eccetera. Con vendite si intendono invece sia le prenotazioni dei soggiorni, ma anche i servizi accessori come escursioni e visite guidate, per le quali gli hotel spesso ricevono delle commissioni dalle aziende che le organizzano.
- Nel ramo Housekeeping chiaramente non troviamo il settore delle vendite, ma solo il reparto di acquisto delle forniture -prodotti per la pulizia e divise per il personale – sotto all’amministrazione di reparto.
- Nel Food and Beverage invece, oltre all’acquisto delle materie prime, le vendite sono fondamentali perché possono portare introiti molto corposi all’hotel: colazioni, cene, servizi in camera, ma anche aperitivi e rinfreschi.
Il vantaggio di scegliere un organigramma divisionale in un piccolo hotel è dato dalla semplicità di monitorare l’andamento di ogni reparto: con questo modello saltano subito all’occhio non solo i risultati positivi, ma anche le spese e le criticità, in modo da intervenire subito dove serve.
Il rischio può essere nella difficoltà di comunicazione tra i vari rami dell’hotel, che risultano molto specializzati. In questo caso i responsabili devono avere ottime doti comunicative per interfacciarsi con gli altri settori. Inoltre, la direzione generale ha il compito di trasmettere i valori aziendali, la mission dell’hotel e le informazioni sui processi produttivi in modo rapido e omogeneo.
Organigramma a matrice
Nell’organigramma a matrice abbiamo le responsabilità che si incrociano su due piani: dall’altro verso il basso -livello gerarchico- e orizzontalmente – ovvero tra i vari reparti-.
Facciamo subito un esempio di applicazione in un hotel di piccole dimensioni.
Come possiamo vedere dal modello, in questo caso il personale ha due referenti: il capo reparto e il manager di settore.
Il rapporto tra il manager e il capo settore può essere più o meno gerarchico. In base al potere decisionale del capo settore, possiamo parlare di matrice forte, equilibrata o debole.
Organizzare i compiti e le responsabilità nel vostro hotel seguendo il modello a matrice, significa permettere una grande circolazione di competenze e informazioni.
I rischi di questa gestione però sono dietro l’angolo. Infatti potrebbero esserci contrasti tra i manager e i responsabili di reparto, che andrebbero a disorientare il personale nel caso di indicazioni contrastanti o poco chiare. Inoltre, senza una buona suddivisione delle mansioni, con questo modello è facile sovraccaricare i dipendenti, che in una piccola struttura ricettiva si riducono a poche unità.
Fin ora abbiamo visto i vari tipi di organigramma, ma qual è il migliore per un hotel di piccole dimensioni?
Scegliere l’organigramma alberghiero per un piccolo hotel: quale modello preferire?
Se conoscete la mia storia, sapete già che, prima di lanciarmi nell’avventura del blog, ho lavorato in hotel sia come receptionist che come responsabile di reparto.
Come sempre, ogni scelta comporta vantaggi e svantaggi, ma la mia esperienza mi spinge a puntare sul modello a matrice.
Realizzare un modello a matrice avendo poco personale
Di solito i piccoli albergatori tendono a evitare questo tipo di organigramma perché -almeno a prima vista- può sembrare molto complesso e non adatto a chi ha pochi dipendenti. Credetemi se vi dico che si può fare.
Nelle piccole strutture ricettive, infatti, spesso c’è una gestione familiare, dove genitori e figli collaborano insieme. Se analizziamo il modello a matrice, tra direzione generale, manager di reparto e capi settore, contiamo 7 figure dirigenziali, che potrebbero essere tutte ricoperte dai proprietari dell’hotel.
Volendo, è possibile diminuirle a 5, scegliendo un solo manager che potrebbe occuparsi della gestione dei reparti di Accoglienza, Housekeeping e Ristorazione. La sua funzione sarebbe quella di supportare i capi reparto e, pur essendoci molto lavoro da svolgere, se si ottimizzano i processi, vi dico per esperienza che è fattibile. In questo caso i capi reparto devono avere per forza più potere decisionale per evitare di sovraccaricare la figura del manager.
Inoltre è anche possibile delegare la funzione di capo reparto a due o tre risorse tra il personale, scegliendo le figure più preparate e dinamiche. Chiaramente, quando si affida a un dipendente una mansione di maggior responsabilità, si deve anche adeguare lo stipendio. Non mi stancherò mai di ripetere che il personale deve essere ben pagato. Se manca questo presupposto, è meglio semplificare l’organigramma e avere uno staff più limitato ma ben retribuito.
La scelta vincente dell’organigramma a matrice
Se avete un hotel di piccole dimensioni, l’organigramma a matrice può rivelarsi un’ottima scelta di gestione.
Infatti, nelle piccole strutture ricettive non c’è una grande specializzazione dei ruoli -almeno, non come nei grandi hotel- quindi può capitare di svolgere mansioni che, teoricamente, esulano dalla propria figura professionale. L’organigramma a matrice aumenta questa fluidità delle competenze e rappresenta una sfida positiva per il personale, che, in questo modo, non svolgerebbe sempre gli stessi compiti con il rischio di annoiarsi.
Il ruolo del consulente aziendale
Organizzare un modello di gestione da zero e scegliere l’organigramma per un piccolo hotel, all’inizio può essere difficile, quindi, per avere un parere oggettivo, vi consiglio di rivolgervi a un consulente esterno.
Se volete un parere professionale, potreste anche contattare me. Una consulenza può essere un aiuto fondamentale, ma è importante trovare una figura capace di adattarsi appieno con la vostra mission aziendale. A questo link trovate un assaggio di cosa potrei fare per voi: Lavora con me
Qui invece, trovate un articolo di approfondimento sulla creazione pratica dell’organigramma: Come organizzare un organigramma alberghiero
Avete domande al riguardo? Non esitate a scrivermi, sarò felice di rispondere ai vostri dubbi riguardo alla pianificazione dell’organigramma.
