In questo articolo parliamo di come organizzare il lavoro negli hotel durante il mese di Settembre.
Perché Settembre?
La fine dell’estate è il Capodanno lavorativo per qualsivoglia settore e le strutture ricettive non fanno eccezione.
Certo, molto dipende dalla stagionalità e dal tipo stesso di struttura, però Settembre è il mese ideale per fare il punto della situazione.
Come?
Analizzando tutta una serie di punti e stabilendo nuove strategie di marketing e di gestione, in modo da prepararsi per tempo ai periodi clou dei ponti pre-natalizi e del Capodanno.
Per essere il più chiara possibile, ho suddiviso tutto in tre aree tematiche, ognuna delle quali va a toccare diversi aspetti della gestione.
Eccole:
- manutenzione
- formazione del personale
- organizzazione pratica del lavoro di accoglienza
Partiamo dal primo tema.
Hotel a Settembre, le tips per organizzare il lavoro: la manutenzione
Di solito si pensa alla manutenzione come alla blanda sostituzione di prese e lampadine. Per come la vedo io, Settembre è il mese perfetto per pensare più in grande. Anche perché, molte imprese che forniscono servizi legati a questa branca, dopo la riapertura di Agosto sono spesso alla ricerca di nuovi clienti. Il che significa avere a disposizione più preventivi, con la possibilità di accaparrarsi il migliore in termini di qualità prezzo.
Quali aspetti dovrebbe toccare la manutenzione?
Fermo restando che la perfezione di un servizio si compone di tanti fattori e che l’eccellenza non è mai troppa, secondo me si dovrebbero considerare almeno questi punti:
- riscaldamenti
- linea Internet
- pulizia generale
Vediamoli insieme.
Riscaldamenti
Parliamoci chiaro. Non importa se avete un piccolo hotel in centro città o gestite una grande struttura in montagna. A nessun ospite piace battere i denti dal freddo. Quindi una bella controllata all’impianto di riscaldamento è d’obbligo. Settembre è il mese ideale perché non è ancora arrivato il freddo e questo vi permette di muovervi con calma, prima dell’arrivo dell’inverno, nel caso ci fossero problemi o mal funzionamenti.
Lo so, probabilmente sembra scontato, ma l’organizzazione è tutto. Ritrovarsi con un impianto difettoso quando le temperature sono già in calo, rischia di diventare un grande, grandissimo problema, che si traduce in una perdita di soldi e un disservizio per gli ospiti.
Linea Wifi
Oggi viviamo tutti iper-connessi. Per ragioni ludiche, certo, ma anche di lavoro.
Questo significa che fornire un collegamento alla Rete rapido ed efficiente è uno dei punti alla base di un buon servizio di accoglienza. Se avete una struttura ricettiva che accoglie chi viaggia per affari, il funzionamento del Wifi diventa imprescindibile.
Un bel controllo alla linea non fa mai male, verificate sempre che funzioni in reception e in tutte le stanze. A questo proposito, sarebbe utile stampare una brochure con le istruzioni per accedere al Wifi con tanto di password da mettere in ogni stanza.
Se anche questo vi sembra scontato, la verità è che una mentalità tutta italiana tende a non pensare ai problemi finché questi non si presentano.
Ricordo fin troppo bene il disastro in uno degli hotel in cui ho lavorato. In questa struttura ogni anno ci sono moltissimi arrivi in occasione dei concorsi pubblici. Una volta, il Wifi andò fuori uso proprio nel periodo di maggior riempimento. Purtroppo, il mio capo aveva pensato bene di evitare un controllo alla linea, nonostante da dieci giorni si registrassero frequenti interruzioni, apparentemente senza motivo. Certo, la sfortuna ci mise del suo, perché il tecnico di fiducia era ancora in vacanza, fatto sta che piovvero lamentele e recensioni negative. E quelle purtroppo rimangono, danneggiando irrimediabilmente l’immagine dell’hotel.
Pulizia generale
Lo so, la pulizia non rientra propriamente nella manutenzione, ma la inserisco lo stesso perché, accanto a un controllo dei malfunzionamenti, un bello sgrosso è indispensabile.
In base alla tipologia e alla dimensione della struttura, si potrebbe pulire una camera a fondo ogni giorno, concentrandosi sui dettagli che sfuggono alla pulizia delle stanze in partenza.
Mi riferisco agli angoli dei battiscopa, alle righe delle mattonelle, ai muri dietro agli armadi e al lavaggio delle tende.
La pulizia non è mai troppa e, a dirla tutta, la routine dello sgrosso andrebbe mantenuta tutto l’anno. Pulendo a fondo le stanze a rotazione, si avrebbe:
- una pulizia reale e non solo apparente
- un lavoro più veloce le volte successive
- maggior controllo delle manutenzioni da effettuare in ogni stanza
Hotel a Settembre: organizzare al meglio il lavoro
Passiamo al punto successivo per l’organizzazione della gestione alberghiera dopo l’estate.
Parliamo di risorse umane, dove le parole chiave sono organizzazione e formazione.
Formazione del personale
Settembre è il mese giusto per proporre allo staff nuove tecniche di gestione e corsi di aggiornamento, almeno per due motivi.
- Chi lavora in hotel, tendenzialmente non va in vacanza quando lo fanno gli altri. Però, concedere qualche giorno di relax per godersi la famiglia, anziché concentrare le ferie tutte a Gennaio, permette al personale di ricaricarsi ed essere più propenso ad apprendere cose nuove. Quindi, sì, avere un piano ferie estivo è fondamentale.
- Settembre è il periodo in cui partono molti corsi di formazione, quindi si può scegliere fra tanti temi, spesso a prezzi molto vantaggiosi.
A questo proposito, vi lascio il link al mio articolo dove parlo appunto di formazione: Come e perché formare il personale in hotel
Organizzazione
Organizzare lo staff al meglio significa lavorare sull’efficacia dei reparti e dunque del servizio in generale. La ripartizione delle mansioni e il controllo dei singoli reparti passa inevitabilmente dall’organigramma.
Se non avete idea di come redigerlo, ne parlo qui, dove troverete qualche spunto interessante: Come organizzare un organigramma alberghiero
Se invece avete già un organigramma, ma vi sembra un inutile documento la cui funzione è prendere polvere in un cassetto, o che giace dimenticato in un file del computer, vi rimando alla pagina Lavora con me , dove troverete un assaggio di cosa posso fare per voi.
Organizzazione pratica del lavoro
Passiamo all’ultimo punto e vediamo come agire sulla gestione dell’hotel a Settembre.
Qui si apre un mondo, perché davvero si può intervenire su più fronti. Io però consiglio sempre di fare meno ma farlo bene. In questa ottica, la principale cosa da fare, è lo studio dell’andamento dell’anno precedente.
Chiedetevi:
- qual è stato il periodo di maggior affluenza
- come avete riempito le camere nei periodi morti
Riguardo al primo punto, diventa fondamentale capire cosa ha funzionato e cosa no, in modo da evitare il ripetersi del disservizio.
Passiamo ora al periodo di vuoto che in genere, sulla base del tipo di struttura ricettiva e la sua localizzazione, coincide con la bassa stagione.
A questo punto, create nuove offerte per invogliare gli ospiti a soggiornare da voi, valutando anche contratti di riempimento con agenzie e TO, in modo da avere più presenze possibili.
Hotel a Settembre: considerazioni e opinioni
Rendere tutto questo una routine all’interno del processo gestionale, a lungo andare comporta un’organizzazione maggiore del servizio. Il che si traduce in:
- elevata capacità di individuare i punti critici
- elasticità nell’affrontare gli imprevisti
Ora lascio la parola a voi albergatori. Come organizzate annualmente il lavoro nel vostro hotel? Siete d’accordo con quanto ho detto? Avete altro da aggiungere?
